TRATAMIENTO DE LA INFORMACION
Generalidades sobre la autorización
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en elnumeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, ANARIAS S.A.S.solicitará previamente la autorización para el tratamiento de los mismos porcualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dichaautorización puede ser parte de un documento más amplio, como, por ejemplo, deun contrato, o de un documento específico (formato, formulario, Acuerdo, correoelectrónico, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes apersonas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos seinformará mediante el mismo documento específico o adjunto. ANARIAS S.A.S.informará al Titular de los datos lo siguiente:
● El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidadespecífica del mismo.
● Los derechos que le asisten como Titular.
● La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales decomunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante elResponsable o Encargado del tratamiento.
Autorización
La compilación, almacenamiento, consulta, uso, intercambio, transmisión,transferencia y tratamiento de datos personales requiere el consentimiento libre,expreso e informado del Titular de la información. Basado en lo anterior y a través deeste manual, se implementa los mecanismos que permitan la consulta posterior porparte del titular de la información.
Mecanismos para otorgar autorización
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje dedatos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar suposterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo,mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no habersesurtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados yalmacenados en la base de datos. La autorización será generada por ANARIASS.A.S. y será puesto a disposición del Titular con antelación y de manera previa altratamiento de sus datos personales.
Prueba de la autorización
ANARIAS S.A.S. utilizará los mecanismos con los que cuenta actualmente eimplementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantenerregistros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvoautorización por parte de los Titulares de datos personales para el tratamiento de losmismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos orepositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceroscontratados para tal fin.
Casos en que no se requiere la autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
● Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejerciciode sus funciones legales o por orden judicial.
● Datos de naturaleza pública.
● Casos de urgencia médica o sanitaria.
● Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,estadísticos o científicos.
● Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
AVISO DE PRIVACIDAD
El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o cualquier otro formato,mediante el cual se informa al titular de la información sobre la existencia depolíticas que le serán aplicables, así como la forma en la que pueden acceder a lasmismas y las características del tratamiento que se les dará a los datos personales.
Contenido del Aviso de Privacidad
● Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
● La finalidad de la recolección de los datos y el tipo de tratamiento al queserán sometidos.
● Los derechos que tiene el titular de la información.
● Los mecanismos dispuestos por el responsable de los datos para que el titularconozca la política y los cambios que se produzcan en ella o en el aviso deprivacidad correspondiente.
● En caso de que la organización o el responsable recolecte datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, orientación sexual, filiación política o religiosa, etc; debe explicarle al titular de los datos el carácter sensible que posee este tipo de información y, además, debe darle la opciónde elegir si responde o brinda estos datos.
Se conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares dela información mientras se lleve a cabo el tratamiento de los datos personales yperduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento delmodelo, se podrán emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otratecnología a elección de ANARIAS S.A.S
DERECHOS Y DEBERES
Derechos de los titulares de la información
De conformidad con el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular de losdatos personales tiene los siguientes derechos:
● Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ANARIAS S.A.S.
● Solicitar prueba de la autorización otorgada ANARIAS S.A.S., salvo cuandoexpresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, deconformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley1581 de 2012.
● Ser informado por ANARIAS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le hadado a sus datos personales.
● Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas porinfracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que lamodifiquen, adicionen o complementen, habiéndose agotado el trámite deconsulta o reclamo según lo indicado en la mencionada Ley.
● Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en elTratamiento no se respeten los principios, derechos y garantíasconstitucionales y legales.
● Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Deberes de ANARIAS S.AS. en relación al tratamiento de datos personales
Se deja de presente que los datos personales objeto del tratamiento son depropiedad a las personas a las que se refieren y ellas son las facultadas paradisponer los mismos. Basado en lo anterior, solo hará uso de los datos personalesconforme a las finalidades establecidas en la Ley y respetando lo establecido en laLey Estatutaria 1581 de 2012.De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, secomprometen a cumplir los siguientes deberes:
● Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derechode hábeas data.
● Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia dela respectiva autorización otorgada por el Titular.
● Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y losderechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
● Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias paraimpedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado ofraudulento.
● Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamientosea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
● Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado delTratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente lehaya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que lainformación suministrada a este se mantenga actualizada.
● Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente alEncargado del Tratamiento.
● Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datoscuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con loprevisto en la presente ley.
● Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a lascondiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
● Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en lapresente ley.
● Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar eladecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atenciónde consultas y reclamos.
● Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información seencuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado lareclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
● Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
● Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presentenviolaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administraciónde la información de los Titulares.
● Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendenciade Industria y Comercio.
Deber de secreto y confidencialidad
ANARIAS S.A.S. garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fasedel tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, elsecreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligacionesque subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales y comercialescon ANARIAS S.A.S.
El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con loprevisto en el Reglamento Interno de Trabajo y la legislación vigente.
PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS ACONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LAAUTORIZACIÓN.
Generalidades
● Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los Titularessobre datos de carácter personal se debe realizar mediante una solicitud enel módulo de servicio al cliente en la página web de ANARIAS S.A.S.www.anariasatelier.com o al correo electrónicogerencia@anariasatelier.com anexando fotocopia del documento deidentidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente queacredite su identidad y Titularidad conforme a Derecho.
● Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocaciónde la autorización de datos personales, podrán ser ejercidos únicamente porel Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legalo apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad ominoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de losmismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal oapoderado acredite tal condición.
● No se exigirá ningún valor o compensación alguna por el ejercicio de losderechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación dela autorización cuando se trate de datos personales de personas naturalesque no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta loestablecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)
● Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que sedeniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso,actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de ANARIASS.A.S., podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional deProtección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación oinconformidad frente al derecho ejercido
Consultas
De conformidad con el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los Titulares osus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que reposeen cualquier base de datos. Basado en esto, se garantiza este derechosuministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o queesté vinculada con la identificación del Titular.
● Se debe enviar una comunicación escrita, que debe contener como mínimofecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección decontacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación: Parael representante del Titular, documento autenticado que acredite larepresentación, si es el caso.
● Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su causahabiente,tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio delmódulo de servicio al cliente en nuestra página web www.anariasatelier.como al correo electrónico gerencia@anariasatelier.com adjuntando lainformación anteriormente relacionada.
● Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, terceroautorizado o apoderado podrá radicar la consulta en cualquiera de lassedes de ANARIAS S.A.S., adjuntando la información anteriormenterelacionada.
● La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizarun medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; ANARIASS.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
TITULAR
✔ Comunicación escrita de solicitud deAcceso a datos personales
✔ Fotocopia del documento de identificación.
TERCERO /REPRESENTANTE/ APODERADO
✔ Comunicación escrita de solicitud deAcceso a datos personales
✔ Carta de autorización o documentoautenticado que acredite la representación,si es el caso
✔ Fotocopia del documento de identificacióndel Titular y la persona autorizada
Términos para la atención de Consultas
Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención desolicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de quince (15)días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que unasolicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, seinformará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales nose ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco(5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en unabase de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuandoadviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en lanormatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamoante el responsable del tratamiento.
El reclamo lo podrá presentar el Titular teniendo en cuenta la información señaladaen el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:
● Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de loscinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que sesubsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha delrequerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, seentenderá que ha desistido del reclamo.
● En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente pararesolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo dedos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
● Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos unaleyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un términono mayor a dos (2) días hábiles.
Así mismo el Titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos aANARIAS S.A.S. Al respecto, ANARIAS S.A.S. tendrá en cuenta lo siguiente:
● En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, elTitular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentaciónque avale su petición.
● ANARIAS S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le facilitenel ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de losdatos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros queANARIAS S.A.S. considere pertinentes.
● ANARIAS S.A.S., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, queserán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición delos interesados en la página web www.anariasatelier.com.
● Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al Titular y no seacredite que la misma actúa en representación legitima, se tomará como nopresentada.
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar aANARIAS S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
● Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios,deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
● Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cualfueron recabados.
● Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los finespara los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal deacuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos otratamientos realizados
Requisitos para la atención de Reclamos, Rectificaciones, Actualización o Supresiónde datos.
● El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a ANARIAS S.A.S. yla comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud,descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo,rectificación, actualización o supresión, fotocopia del documento deidentificación del Titular, dirección de contacto (Física o Electrónica) yteléfono para efectos de notificación, para el representante del Titular,documento autenticado ante Notario que acredite la representación, si es elcaso.
● Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su causahabiente,tercero autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por mediodel módulo de servicio al cliente en la página web www.anariasatelier.como al correo electrónico gerencia@anariasatelier.com adjuntando lainformación anteriormente relacionada.
● Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, terceroautorizado o apoderado podrá radicar la consulta en cualquiera de lassedes de la ANARIAS S.A.S. adjuntando la información anteriormenterelacionada.
● La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizarun medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; la ANARIASS.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando ésta se cumpla con lossiguientes requisitos:
TITULAR
✔ Comunicación escrita de solicitud deAcceso a datos personales
✔ Fotocopia del documento de identificación.
TERCERO /REPRESENTANTE/ APODERADO
✔ Comunicación escrita de solicitud deAcceso a datos personales
✔ Carta de autorización o documentoautenticado que acredite la representación,si es el caso
✔ Fotocopia del documento de identificacióndel Titular y la persona autorizada
Términos para la atención de Consultas
El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partirdel día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender elreclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de lademora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrásuperar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Revocar la autorización
Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, elconsentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida unadisposición legal o contractual. Para ello, ANARIAS S.A.S. deberá establecermecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al Titular revocar su consentimiento,al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones.
● La comunicación, sea física o electrónica, debe contener como mínimofecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación del Titular,dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos denotificación; para el representante del Titular, documento autenticado anteNotario que acredite la representación, si es el caso.
● Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su causahabiente,tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta reclamación pormedio del módulo de servicio al cliente en la página webwww.anariasatelier.com o al correo electrónicogerencia@anariasatelier.com adjuntando la información anteriormenterelacionada.
● Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, terceroautorizado o apoderado podrá radicar la consulta en cualquiera de lassedes de la ANARIAS S.A.S. adjuntando la información anteriormenterelacionada.
● La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizarun medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; ANARIASS.A.S. atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientesrequisitos:
TITULAR
✔ Comunicación escrita de solicitud deAcceso a datos personales
✔ Fotocopia del documento de identificación.
TERCERO /REPRESENTANTE/ APODERADO
✔ Comunicación escrita de solicitud deAcceso a datos personales
✔ Carta de autorización o documentoautenticado que acredite la representación,si es el caso
✔ Fotocopia del documento de identificacióndel Titular y la persona autorizada
Términos para la atención de Consultas
El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partirdel día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender elreclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de lademora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrásuperar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.